Privatlivspolitik

1. Introduktion

Danmarks Grundforskningsfond behandler personoplysninger for at kunne uddele midler til forskning, for at kunne rekruttere medarbejdere og administrere ansættelsesforholdene samt for at drive hjemmesiden www.dg.dk.

Fonden behandler alle personoplysninger efter de gældende regler i EU’s databeskyttelsesforordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 og den tilhørende nationale danske lovgivning, herunder databeskyttelsesloven, jf. lov nr. 502 af 23. maj 2018.

Fonden lægger navnlig vægt på

  • at begrænse registrering og behandling af personoplysninger til det helt nødvendige,
  • at behandle personoplysninger så gennemsigtigt som muligt og
  • at have et passende teknisk og organisatorisk set-up til at tage hånd om sikkerheden.

Kontaktoplysninger for fonden som dataansvarlig:

Danmarks Grundforskningsfond
Holbergsgade 14, 1. sal
1057 København K
Tel.      +45 3318 1995
Fax.      +45 3315 0626
E-mail  dg@dg.dk
Url: www.dg.dk

Har du spørgsmål til fondens behandling af personoplysninger, er du velkommen til at kontakte

fondens databeskyttelsesrådgiver (DPO):

Advokat Charlotte Elverdam
Borch & Elverdam Advokatanpartsselskab
Kochsvej 15
1812 Frederiksberg C
Tel.      +45 2075 8330
e-mail  mail@charlotteelverdam.com

2. Formål, retsgrundlag og opbevaringsperiode

Danmarks Grundforskningsfond behandler personoplysninger til primært tre formål:

  • Uddeling af midler til forskningsaktiviteter mv.
  • Ansættelsesforhold mv.
  • Hjemmesiden (www.dg.dk)

Personoplysninger indsamles som altovervejende hovedregel hos de berørte personer selv (dvs. de registrerede personer), f.eks. i forbindelse med de pågældendes ansøgning om midler, ansøgning om job eller anmodning om at få nyhedsbreve fra fonden mv. De registrerede personer har i intet tilfælde pligt til at afgive personoplysninger til fonden.

I sjældnere tilfælde indsamler og/eller modtager fonden personoplysninger fra andre end de registrerede personer. I så tilfælde vil fonden orientere de pågældende direkte om, hvilke oplysninger fonden har indsamlet og/eller modtaget og fra hvem.

Hvad enten personoplysninger indsamles direkte hos de berørte, registrerede personer, eller personoplysninger indsamles og/eller modtages fra andre end de registrerede, vil oplysningerne blive behandlet, som det fremgår nedenfor.

2.1 Uddeling af midler mv.

Danmarks Grundforskningsfond foretager uddelinger til finansiering af enestående forskning på internationalt niveau. Det fremgår direkte af § 1 i lov om Danmarks Grundforskningsfond, jf. lovbekendtgørelse nr. 200 af 26. februar 2019. Efter samme lovs § 4 uddeles fondens midler normalt i åben konkurrence på grundlag af ansøgninger fra forskningsinstitutioner og forskere. Fondens bestyrelse fører tilsyn og følger op på de forskningsaktiviteter, der modtager tilskud fra fonden, og offentliggør hvert år en beretning om fondens virksomhed, jf. lovens § 6. Som led i fondens opfølgningsaktiviteter foretages evalueringer, ligesom der løbende udarbejdes analyser om afledte effekter af fondens bevillinger til forskningsaktiviteter.

Til brug for varetagelsen de nævnte opgaver behandler fonden personoplysninger, herunder navne, adresser, telefonnumre, e-mail-adresser, ORCID-numre, CV mv. på ansøgere, medansøgere, eksterne bedømmere og de medarbejdere, som bidrager til gennemførelsen af fondens bevillinger. I begrænset omfang anmoder fonden om CPR-numre til brug for identifikation.

Personoplysningerne bliver anvendt i forbindelse med fondens uddeling af midler og opfølgningen herpå. Personoplysninger vil blive videregivet til

  • Danmarks Frie Forskningsfond, der bistår med anvisning af eksterne bedømmere af indsendte ansøgninger
  • de private fonde, som medfinansierer det såkaldte pionercenter-initiativ
  • eksterne bedømmere både i Danmark, i EU og i tredjelande i relevant omfang
  • medieovervågningsbureauer i begrænset omfang som led i fondens opfølgning på de foretagne uddelinger
  • Styrelsen for Forskning og Uddannelse udelukkende til brug for forskning og statistik i dataudviklingsprogrammet på forsknings- og innovationsområdet (Fondsdatabase — Uddannelses- og Forskningsministeriet (ufm.dk)
  • andre offentlige myndigheder, hvis det følger af gældende lovgivning.

Personoplysninger til brug for fondens uddeling af midler og opfølgningen herpå vil blive opbevaret af fonden, indtil de overgår til statens arkiver i overensstemmelse med arkivlovgivningen.

2.2 Ansættelsesforhold mv.

Danmarks Grundforskningsfond ledes af en bestyrelse udpeget af uddannelses- og forskningsministeren. Bestyrelsen ansætter en direktør. Direktøren har ansvar for at ansætte administrative medarbejdere. Det fremgår direkte af anordning om fundats for Danmarks Grundforskningsfond, AND nr. 944 af 8. september 2008.

Som led i fondens udførelse af administrative opgaver behandles personoplysninger, når der rekrutteres medarbejdere og medlemmer til bestyrelsen samt medlemmer af fondens rådgivende investeringskomité. Behandlingen af personoplysninger foretages efterfølgende i forbindelse med den løbende administration, herunder ved udbetaling af løn og honorarer, indeholdelse af skat mv. Det drejer sig om navne, adresser, telefonnumre, e-mail-adresser, CV, bankkontonumre, CPR-nummer, fotos mv. Ved sygdom kan fonden i nødvendigt (og fortroligt) omfang behandle helbredsoplysninger.

Personoplysninger vil blive videregivet til Visma DataLøn A/S (Bluegarden), der på fondens vegne foretager lønbehandling og udbetaling af honorar til bestyrelsen. Personoplysningerne vil endvidere i relevant omfang blive videregivet til de berørtes pengeinstitutter, pensionsordninger, fondens eventuelle rådgivere samt andre offentlige myndigheder, herunder SKAT, i det omfang, det følger af gældende lovgivning.

Oplysninger om honorar til bestyrelsens medlemmer er offentliggjort på www.dg.dk i overensstemmelse med gældende anbefalinger for god fondsledelse.

Personoplysninger, som er givet i forbindelse med ansøgninger, der ikke fører til stillingsbesættelse, vil blive opbevaret i 6 måneder, hvorefter de slettes.

Personoplysninger, som indgår i personalesager vedrørende ansatte medarbejdere, vil som udgangspunkt blive slettet 5 år efter medarbejderens fratrædelse eller, senest, ved udløb af den på det tidspunkt igangværende journalperiode.

2.3 Hjemmesiden (www.dg.dk)

Danmarks Grundforskningsfond driver en hjemmeside www.dg.dk, som bl.a. tilbyder abonnement på nyhedsbreve.

Når personer tilmelder sig fondens nyhedsbrev, registrerer de sig som abonnenter med personoplysninger i form af en e-mailadresse. Fonden overlader e-mailadresserne til MailChimp (The Rocket Science Group LLC d/b/a MailChimp, Georgia, USA), som på fondens vegne forestår databehandling til brug for udsendelse af nyhedsbreve til abonnenter. Personoplysningerne behandles efter de pågældendes udtrykkelige samtykke ved afkrydsning i en boks på hjemmesiden.

De registrerede personer kan til enhver tid trække deres samtykke tilbage med fremadrettet virkning. Personoplysningerne opbevares alene så længe, de pågældende ønsker at abonnere på nyhedsbrevet.

Fonden bruger cookies på hjemmesiden, se nærmere herom i vores cookie-politik på www.dg.dk.

3. Rettigheder

De registrerede personer har efter gældende regler nogle særlige rettigheder, som supplerer de oplysninger, der er givet ovenfor:

  • Ret til indsigt

De registrerede personer kan anmode fonden om indsigt i de personoplysninger, som fonden behandler om vedkommende

  • Ret til berigtigelse

De registrerede personer kan anmode fonden om at få rettet urigtige personoplysninger om sig selv

  • Ret til sletning

De registrerede personer kan i begrænset omfang anmode fonden om at få slettet personoplysninger

  • Ret til begrænsning af behandling

De registrerede personer kan inden for visse rammer anmode fonden om at udsætte behandlingen af personoplysninger i en periode

  • Ret til indsigelse

De registrerede personer kan i visse tilfælde (navnlig fsva fondens rolle som arbejdsgiver) gøre indsigelse mod behandling af sine personoplysninger.

Danmarks Grundforskningsfond bistår de registrerede personer med at udøve de listede rettigheder.

4. Sikkerhed

Danmarks Grundforskningsfond beskytter personoplysninger mod uautoriseret behandling. Fonden har fokus på god skik både for selve håndteringen af personoplysninger (herunder CPR-numre) og for den it-tekniske sikkerhed.

Fonden har indgået behørige databehandleraftaler med de databehandlere, som hjælper med it-teknisk bistand.

5. Klage til Datatilsynet

De registrerede personer kan indgive en klage til Datatilsynet, hvis de er utilfredse med den måde, Danmarks Grundforskningsfond behandler deres personoplysninger på. Datatilsynets kontaktoplysninger findes på www.datatilsynet.dk.