Privatlivspolitik

1. Introduktion
Danmarks Grundforskningsfond behandler personoplysninger for at kunne uddele midler til forskning, for at kunne rekruttere medarbejdere og for at udsende nyhedsbreve mv.
Fra 25. maj 2018 behandler fonden alle personoplysninger efter de gældende regler i EU’s databeskyttelsesforordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 og den tilhørende nationale danske lovgivning.
Fonden lægger navnlig vægt på
– at begrænse registrering og behandling af personoplysninger til det helt nødvendige,
– at behandle personoplysninger så gennemsigtigt som muligt og
– at have et passende teknisk og organisatorisk set-up til at tage hånd om sikkerheden.

Kontaktoplysninger for fonden som dataansvarlig:
Danmarks Grundforskningsfond
Holbergsgade 14, 1. sal
1057 København K
Tel. +45 3318 1995
Fax. +45 3315 0626
E-mail dg@dg.dk
Url www.dg.dk

Har du spørgsmål til fondens behandling af personoplysninger, er du velkommen til at kontakte
fondens databeskyttelsesrådgiver (DPO):
Charlotte Elverdam/Juridisk konsulent
Danmarks Grundforskningsfond
Holbergsgade 14, 1. sal
1057 København K
Tel. +45 3318 1957
e-mail ce@dg.dk

2. Formål, retsgrundlag og opbevaringsperiode
Danmarks Grundforskningsfond behandler personoplysninger til primært tre formål:
– Uddeling af midler mv.
– Rekruttering af medarbejdere mv.
– Udsendelse af nyhedsbreve mv.

Personoplysninger indsamles som altovervejende hovedregel hos de berørte personer (dvs. de registrerede personer) selv, f.eks. i forbindelse med de pågældendes ansøgning om midler, ansøgning om job eller anmodning om at få nyhedsbreve fra fonden mv. De registrerede personer har i intet tilfælde pligt til at afgive personoplysninger til fonden.
I sjældne tilfælde modtager fonden personoplysninger fra andre end de registrerede personer. I så tilfælde vil fonden orientere de pågældende direkte om, hvilke oplysninger fonden har modtaget og fra hvem.
Hvad enten personoplysninger indsamles direkte hos de berørte, registrerede personer, eller personoplysninger modtages fra andre end de registrerede, vil oplysningerne blive behandlet, som det fremgår nedenfor.

2.1 Uddeling af midler mv.
Danmarks Grundforskningsfond foretager uddelinger til finansiering af enestående forskning på internationalt niveau. Det fremgår direkte af § 1 i lov om Danmarks Grundforskningsfond, jf. lovbekendtgørelse nr. 367 af 10. april 2014. Efter samme lovs § 4 uddeles fondens midler normalt i åben konkurrence på grundlag af ansøgninger fra forskningsinstitutioner og forskere. Fondens bestyrelse fører tilsyn og følger op på de forskningsaktiviteter, der modtager tilskud fra fonden, og offentliggør hvert år en beretning om fondens virksomhed, jf. lovens § 6. Som led i fondens opfølgningsaktiviteter foretages evalueringer, ligesom der løbende udarbejdes analyser om afledte effekter af fondens bevillinger til forskningsaktiviteter.

Til brug for varetagelsen de nævnte opgaver behandler fonden personoplysninger, herunder navne, adresser, telefonnumre, e-mail-adresser, CV, bankkontonumre m.v. på ansøgere, medansøgere og de medarbejdere, som bidrager til gennemførelsen af fondens bevillinger. I begrænset omfang anmoder fonden om CPR-numre til brug for identifikation.

Personoplysningerne vil alene blive anvendt i forbindelse med fondens uddeling af midler og opfølgningen herpå. Oplysninger vil blive videregivet til Danmarks Frie Forskningsfond, der bistår med anvisning af eksterne bedømmere af indsendte ansøgninger. Oplysninger vil (efter høring og orientering af de berørte ansøgere) endvidere blive videregivet til eksterne bedømmere både i Danmark, i EU og i tredjelande i relevant omfang. Oplysninger vil endelig blive videregivet til andre offentlige myndigheder, hvis det følger af gældende lovgivning.

Personoplysninger til brug for fondens uddeling af midler og opfølgningen herpå vil blive opbevaret af fonden, indtil de overgår til statens arkiver i overensstemmelse med arkivlovgivningen.

2.2 Rekruttering af medarbejdere mv.
Danmarks Grundforskningsfond ledes af en bestyrelse, der ansætter en direktør. Direktøren har ansvar for at ansætte administrative medarbejdere. Det fremgår direkte af anordning om fundats for Danmarks Grundforskningsfond, AND nr. 944 af 8. september 2008.

Som led i fondens udførelse af administrative opgaver behandles personoplysninger, når fonden rekrutterer medarbejdere og som led i den efterfølgende løbende personaleadministration, herunder lønudbetaling, indeholdelse af skat mv. Det drejer sig om navne, adresser, telefonnumre, e-mail-adresser, CV, bankkontonumre, CPR-nummer mv. Ved sygdom kan fonden i nødvendigt (og fortroligt) omfang behandle helbredsoplysninger om medarbejdere.

Personoplysninger vil blive videregivet til Visma DataLøn A/S (Bluegarden), der foretager lønbehandling for fonden. Personoplysningerne vil endvidere blive videregivet til andre offentlige myndigheder, herunder SKAT, i det omfang, det følger af gældende lovgivning.

Personoplysninger, som er givet i forbindelse med ansøgninger, der ikke fører til stillingsbesættelse, vil blive opbevaret i 6 måneder, hvorefter de slettes.

Personoplysninger, som indgår i personalesager vedrørende ansatte medarbejdere, vil som udgangspunkt blive slettet 5 år efter medarbejderens fratrædelse eller, senest, ved udløb af den på det tidspunkt igangværende journalperiode.

2.3 Udsendelse af nyhedsbreve mv.
Danmarks Grundforskningsfond driver en hjemmeside dg.dk, som bl.a. tilbyder abonnement på nyhedsbreve og giver mulighed for tilmeldelse til arrangementer ad hoc.

Når personer tilmelder sig fondens nyhedsbrev, registrerer de sig med personoplysninger i form af en e-mailadresse. Fonden overlader e-mailadresserne til MailChimp (The Rocket Science Group LLC d/b/a MailChimp, Georgia, USA), som på fondens vegne forestår databehandling til brug for udsendelse af nyhedsbreve til abonnenter.
Personoplysningerne behandles efter de pågældendes udtrykkelige samtykke ved afkrydsning i en boks på hjemmesiden.

De registrerede personer kan til enhver tid via hjemmesiden trække deres samtykke tilbage med fremadrettet virkning.

Personoplysningerne opbevares alene så længe, de pågældende ønsker at abonnere på nyhedsbrevet.

Fonden bruger cookies på hjemmesiden, se nærmere herom i vores cookie-politik på www.dg.dk.

3. Rettigheder
De registrerede personer har efter gældende regler nogle særlige rettigheder, som supplerer de oplysninger, der er givet ovenfor:

  • Ret til indsigt
    De registrerede personer kan anmode fonden om indsigt i de personoplysninger, som fonden behandler om vedkommende
  • Ret til berigtigelse
    De registrerede personer kan anmode fonden om at få rettet urigtige personoplysninger om sig selv
  • Ret til sletning
    De registrerede personer kan i begrænset omfang anmode fonden om at få slettet personoplysninger
  • Ret til begrænsning af behandling
    De registrerede personer kan inden for visse rammer anmode fonden om at udsætte behandlingen af personoplysninger i en periode
  • Ret til indsigelse
    De registrerede personer kan i visse tilfælde (navnlig fsva. fondens rolle som arbejdsgiver) gøre indsigelse mod behandling af sine personoplysninger.

Danmarks Grundforskningsfond bistår de registrerede personer med at udøve de listede rettigheder.

4. Sikkerhed
Danmarks Grundforskningsfond beskytter personoplysninger mod uautoriseret behandling. Fonden har fokus på god skik både for selve håndteringen af personoplysninger (herunder CPR-numre) og for den it-tekniske sikkerhed.
Fonden har indgået behørige databehandleraftaler med de databehandlere, som hjælper med it-teknisk bistand.

5. Klage til Datatilsynet
De registrerede personer kan indgive en klage til Datatilsynet, hvis de er utilfredse med den måde, Danmarks Grundforskningsfond behandler deres personoplysninger på. Datatilsynets kontaktoplysninger findes på www.datatilsynet.dk.



Nyhedsbrev